หน่วยงานหรือองค์กรที่นำ KM ไปใช้ประโยชน์ในการจัดการบริหารองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพ พร้อมทั้งวิจารณ์ว่าดีในประเด็นใดบ้าง และนำ IT ไปใช้อย่างไรบ้าง
หลักการและแนวคิด
การบริหารงานแบบ TipCo เป็นการบริหารงานในรูปขององค์คณะบุคคล โดยบูรณาการนโยบายต้นสังกัด ภารกิจ กิจกรรม ความรับผิดชอบ ทรัพยากร บุคลากรและเทคโนโลยีนำมาหลอมรวมเป็นนโยบายและยุทธศาสตร์ในการดำเนินงานของโรงเรียน เน้นการทำงานเป็นทีมและเน้นการเข้าใจ ยอมรับและการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับโรงเรียน (Stakeholder) ในทุกขั้นตอนของการปฏิบัติงาน และเน้นการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเป็นพลวัตร (Dynamic) มีเป้าหมายนักเรียนสำคัญที่สุด โดยมีหลักในการทำงานร่วมกันว่า“ร่วมคิด ร่วมทำ ร่วมกัน"
องค์ประกอบของการบริหารงานแบบ TipCo
T ย่อมาจากคำว่า Teamwork หมายถึง การทำงานเป็นทีมของผู้ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการศึกษาของโรงเรียน
I ย่อมาจากคำว่า Integration แปลว่า การบูรณาการ ซึ่งหมายถึง การบูรณาการนโยบายต้นสังกัด ภารกิจ กิจกรรม ความรับผิดชอบ ทรัพยากร บุคลากรและเทคโนโลยีนำมาหลอมรวมเป็นนโยบายและแนวคิดในการทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายการจัดการของโรงเรียนให้ได้มากที่สุด
P ย่อมาจากคำว่า Participation หมายถึง การมีส่วนร่วมในทุกกิจกรรมทุกขั้นตอนการดำเนินงานของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับโรงเรียน (Stakeholder)
Co ย่อมาจากคำว่า Continuous Improvement แปลว่าการพัฒนาอย่างต่อเนื่องหมายถึง มีการดำเนินงานในทุกกิจกรรมของโรงเรียนอย่างต่อเนื่องเป็น พลวัตร (Dynamic) โดยใช้วงจรเดมมิ่ง (Deming Cycle) เป็นขั้นตอนในการปฏิบัติงานได้แก่ การวางแผน การปฏิบัติ การประเมินผลและการปรับปรุงแก้ไข ซึ่งเป็นกระบวนการสำคัญในการพัฒนาผลสัมฤทธิ์ในด้านต่าง ๆ ของโรงเรียน
จัดการปัญหาด้วยโซลูชันอัตโนมัติ
วิธีการในการจัดการปัญหาด้านคอมพิวเตอร์นี้ เริ่มต้นจากการที่ยูสเซอร์อธิบายถึงปัญหาที่เกิดขึ้นกับเครื่องของพวกเขาผ่านทางสายโทรศัพท์และผ่านระบบ Help desk แต่เนื่องจากความเชี่ยวชาญและความรู้ด้านระบบไอทีไม่เท่ากัน ทำให้ยูสเซอร์ไม่สามารถที่จะเข้าใจถึงข้อเสนอแนะของเจ้าหน้าที่ไอที ทำให้เจ้าหน้าที่ไอทีต้องเสียเวลาในการเข้าไปแก้ปัญหาที่หน้าเครื่องของยูสเซอร์แทน ซึ่งบ่อยครั้งที่พนักงานไอทีต้องเสียเวลาไปจัดการกับปัญหาดังกล่าวที่ละหลายๆ ชั่วโมงในแต่ละวัน (ที่โต๊ะทำงานของยูสเซอร์ที่เกิดปัญหา) ยิ่งเกิดขึ้นหลายๆ คนทำให้แผนกไอทีเสียเวลาในการแก้ปัญหาเหล่านี้เป็นจำนวนมาก และไม่สามารถทำงานอื่นๆ ได้เลย ซึ่งไม่ก่อให้เกิดโพรดักส์ทิวิตี้แต่อย่างใด ในที่สุดจำเป็นต้องหาโซลูชันที่เข้ามาช่วยจัดการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งก็ได้ตัดสินใจเลือก StarCat มาใช้ในการนี้
คุณสมานเล่าว่า ก่อนหน้านั้นเคยได้ใช้ StarCat ซึ่งเคยติดตั้งอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ยี่ห้อหนึ่งแล้วรู้สึกถูกใจถึงความสามารถจึงได้มีจัดซื้อมาเพื่อการใช้งาน โดยปัจจุบันมีการใช้ไลเซ่นส์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งอยู่ในทิปโก้ฟูดส์เกือบทั้งหมดกว่า 500 ไลเซ่นส์ โดยเน้นการใช้งานฟีเจอร์เพื่อการสนับสนุนการแก้ปัญหาโดยการใช้งานผ่านรีโมทหน้าจอเครื่อง เพื่อตรวจสอบปัญหาจิปาถะที่เกิดขึ้นแก่เครื่องลูกข่ายต่างๆ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เจ้าหน้าที่ไอทีเดินไปยังคอมพิวเตอร์ของยูสเซอร์อีกต่อไป
นอกจากนั้นแล้วผู้จัดการฝ่ายไอทียังเสริมอีกด้วยว่า ทางทีมงานยังได้ใช้ฟีเจอร์ในการประเมินไลเซ่นส์ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งบนเครื่องลูกข่าย เพื่อจะวิเคราะห์ถึงซอฟต์แวร์ที่ยูสเซอร์ใช้งานว่าเป็นซอฟต์แวร์ผิดกฏหมายหรือไม่ พร้อมทำรายงานสรุปเกี่ยวกับตัวไล่เซนต์ทั้งหมดของเครื่องลูกข่ายนั้นๆ เพื่อให้ผู้บริหารได้เห็นภาพรวมของการใช้งานซอฟต์แวร์ทั้งหมดได้ง่ายและชัดเจนมากขึ้น ฟีเจอร์อีกหนึ่งประการที่เป็นประโยชน์ต่อทิปโก้ฟูดส์มาก ก็คือตัว Help Desk ซึ่งเป็นระบบที่ให้ฝ่ายไอทีสามารถติดตามงานหรือเรื่องร้องเรียนปัญหาด้านไอทีต่างๆ ที่ยูสเซอร์แจ้งเอาไว้ หลักการทำงานของ Help Desk ก็คือ เมื่อยูสเซอร์เกิดปัญหากับเครื่องคอมพิวเตอร์ของตน พวกเขาจะต้องทำการแจ้งปัญหาผ่านทางหน้าเว็บบราวเซอร์ของ Help Desk และทางฝ่ายไอทีก็จะมอนิเตอร์ที่หน้าจอและเข้าไปจัดการกับปัญหาที่ถูกร้องเรียนผ่านมาทางระบบดังกล่าว
สร้างคุณประโยชน์ให้แก่องค์กร
การใช้งานซอฟต์แวร์ StarCat ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างมากมายกับทิปโก้ฟู้ดส์ โดยที่เห็นได้ชัดคือการลดช่วงเวลาแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นกับเครื่องลูกข่าย ซึ่งเจ้าหน้าที่ไอทีไม่จำเป็นต้องเดินไปที่หน้าเครื่องเหมือนเช่นอดีต พวกเขาสามารถใช้วิธีการรีโมทเข้าไปยังหน้าจอของยูสเซอร์เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ อีกทั้งก็ยังมีฟีเจอร์ที่ใช้ในการประเมินซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งอยู่บนเครื่องลูกข่าย ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเห็นภาพรวมรวมถึงรายงานของซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งได้ทั้งหมด ช่วยลดปัญหาการละเมิดลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ในกรณีที่ยูสเซอร์อาจจะนำมาติดตั้งเองเป็นต้น และฟีเจอร์อย่าง Help Desk ที่มาพร้อมกันใน StarCat ก็ช่วยทำให้ทีมงานเจ้าหน้าที่ไอทีสามารถทราบถึงลำดับความสำคัญของปัญหา และสามารถแทร็กหรือตรวจสอบบุคคลที่แจ้งปัญหา และที่สำคัญยังเป็นเครื่องมือที่จะช่วยประเมินวัดผลการทำงานของเจ้าหน้าที่ไอทีในการแก้ปัญหาระบบคอมพิวเตอร์ในองค์กรได้อีกด้วย และปัจจุบันทางทิปโก้ฟูดส์ ก็ยังคงได้รับการสนับสนุนด้านข้อมูลและการฝึกอบรมจากทาง MOSCII Corporation ซึ่งเป็นบริษัทผู้พัฒนาตัวซอฟต์แวร์ StarCat อย่างต่อเนื่อง
